Инструменты управления проектами - помощь менеджерам проектов

Эффективный управление проектом обязательно, когда говорят об успешных проектах. Управлять небольшим проектом просто, но когда размер команды начинает расти, становится действительно сложно. Одновременное управление всеми задачами и людьми, вовлеченными в проект, может оказаться обременительным делом. Это гдеинструменты управления проектами вступают в игру. В этой статье я расскажу обо всем, что вам нужно знать, прежде чем вы выберете инструменты управления проектами.

Ниже приведены темы, которые я буду обсуждать в этой статье:

• Обзор управления проектом
• Инструменты управления проектами
• Потребность в инструментах управления проектами
• Лучшие инструменты управления проектами на рынке

Обзор управления проектом

«Управление проектами - это дисциплина инициирования, планирования, выполнения, контроля и завершения работы команды для достижения конкретных целей и соответствия конкретным критериям успеха».

- Википедия

Проще говоря, это процесс организации и управления всеми действиями, связанными с проектом. Это помогает в управлениипроект от самого начала до определенного конца, с идеальной целью - вовремя и в рамках бюджета обеспечить результат. Надлежащая структура управления проектамивключает в себя жизненный цикл проекта и пять основных групп процессов управления проектами. Эти группы процессов объединяют 10 областей знаний и 49 процессов, которые часто работают в проекте примерно в одно и то же время или имеют однородные входные и выходные данные. Эти группы:

1. Инициирование: В этой группе процессов определяется начальная область проекта, а также выделяются ресурсы.
2. Планирование: В этой группе процессовдля проекта запланирован соответствующий уровень детализации.
3. Выполнение: Этот процессгруппасостоит из процессов, которые используются для завершения работы, определенной в плане управления проектом.
4. Мониторинг и контроль: Эта группа процессов включает в себя отслеживание, анализ и регулирование выполнения проекта.
5. Закрытие: Эта группа процессов является важной частью управления проектом, выполняемой для завершения всех проектных действий для завершения проекта.

К настоящему времени вы, должно быть, поняли, что управление проектами - это длительный процесс. Весь этот процесс лежит исключительно на плечах менеджера проекта. Управление и организация проекта - задача не из легких. Если руководитель проекта недостаточно квалифицирован, высока вероятность, что ваш проект не принесет ожидаемого результата. В настоящее время, чтобы подтвердить свою позицию и опыт в этой области, менеджеры проектов часто выбирают сертификаты, такие как PMP.. Я написал подробную статью о к которому вы можете обратиться за дополнительной информацией.

Что ж, концепция управления проектами восходит к началу 19 века, но была признана отдельной профессией в середине 20 века. Руководители проектов начинали с использования традиционных инструментов, таких как ручка и бумага, чтобы отслеживать действия, когда все приходилось делать вручную.Но с развитием технологий руководители проектов теперь используют различные инструменты управления проектами, чтобы ускорить и упростить весь рабочий процесс.

В следующем разделе этой статьи я подробно расскажу, что такое инструменты управления проектами и как их использовать.

Инструменты управления проектами

Инструменты управления проектами в основноминструменты, которые помогают человеку или группе эффективно организовывать работу и управлять проектами. Это может быть программное обеспечение с открытым исходным кодом или платное программное обеспечение, которое можно купить в Интернете.

Поскольку управление проектами - это сложная задача, состоящая из множества сложных действий, инструменты управления проектами часто выступают в качестве подспорья для руководителей проектов. На рынке доступны различные инструменты управления проектами. Они могут быть автоматизированы программно или управляться вручную. Поскольку нетЕдиный инструмент удовлетворяет все потребности в управлении проектами, будучи менеджером проекта, вам необходимо выбрать инструмент управления проектами, который наилучшим образом соответствует вашему проекту и стилю управления. Эти инструменты не только снимают нагрузку с головы менеджера проекта, но также помогают стандартизировать работу и распорядок всей команды.

Инструменты управления проектами обычно определяются различными предлагаемыми функциями. Они включают, но не ограничиваются:

1. Планирование и составление графиков

Планирование и составление графиков - важные особенности любого инструмента управления проектами. Чтобы правильно управлять командой и синхронизировать ее, очень важно, чтобы задачи и обязанности каждого члена команды были видимыми и отчетливыми. Хороший инструмент управления проектами поможет вам легко планировать и назначать задачи членам вашей команды вместе с указанием сроков. Это также поможет в установлении приоритетов и определении сроков. Более того, он будет уведомлять вас каждый раз, когда ваш проект приближается к запланированной дате завершения, но ваша деятельность все еще не завершена.

2. Коммуникация и сотрудничество

Общение и сотрудничествос вашей командой в одном инструменте без необходимости переключать разные экраны и программное обеспечениеявляются важными составляющими любого успешного проекта. Все инструменты управления проектами обычно поставляются с панелью управления, где менеджер проекта может отслеживать команду, а также прогресс проекта. Кроме того, члены команды могут получать доступ к работе друг друга через панель управления. Некоторые другие функции, которые необходимы для совместной работы в любом инструменте управления проектами, включают обмен статусом, комментирование, отслеживание, историю версий и т. Д.

3. Документация

Ведение ручной документации может быть утомительной задачей. Даже если вы приложите все усилия, все еще существует вероятность ошибок, что определенно не является хорошей новостью для вашего проекта. Таким образом, инструменты управления проектами часто включают функциональность документации, гдеВся информация о вашем проекте доступна в одном месте. Эта информация может включатьзапланированные / выполненные задачи, данные о ресурсах, платежная информация и т. д.

4. Управление ресурсами

Оптимизация ресурсов проекта действительно может сократить время завершения и стоимость проекта. Таким образом, эффективная функция управления ресурсами в вашем инструменте управления проектами может быть действительно полезной и удобной. Таким образом, вы получаете полный обзор стоимости всего проекта, которая далее разбивается на стоимость различных ресурсов. Эти ресурсы могут быть материальными, человеческими силами, расходами и т.д. Таким образом, используя инструмент управления проектами, вы сможете оптимизировать эти ресурсы и эффективно управлять всеми процессами проекта.

5. Оценка риска

Риски - это то, что невозможно предсказать. Любые непредвиденные происшествия (стихийные бедствия, рецессия и т. Д.) Могут повлиять на такие задачи вашего проекта, как продолжительность, ход выполнения, сроки, бюджет, участники и т. Д. Менеджер проекта должен уметь рассчитывать такие риски, но если вы используете инструмент управления проектами, он должен выполнять эту задачу за вас. На это влияет множество факторов, особенно для долгосрочных проектов. С помощью этих инструментов вы можете быть готовы к любому риску и более точно справляться с такими ситуациями.

6. Отчетность

Для успешного проекта вам необходимо иметь полное представление онедостатки и проблемы, требующие немедленного внимания и решения. Когда вы выбираете свой инструмент управления проектами, вы должны убедиться, что у него есть две наиболее важные функции: подробные отчеты и информационные панели ключевых показателей эффективности (KPI). Кроме того, с помощью соответствующих инструментов отчетности вы можете создавать настраиваемые отчеты и собирать все ранее вставленные данные проекта.

7. Исходные данные и оценка

Для проекта,базовый план должен быть четко определен в самом начале плана проекта, с помощью которого вы можете измерить и сравнить прогресс вашего проекта. Теперь инструмент управления проектами должен иметь эту функцию, чтобы менеджер мог сравнивать состояние вещей в реальном времени с оценкой и анализировать отклонения. На рынке есть различные инструменты, которые предлагают автоматические параметры базовой линии, поэтому выбирая инструмент, выбирайте с умом.

Потребность в инструментах управления проектами

1. Стандартизированный подход

Инструменты управления проектами стандартизировали весь процесс разработки проекта. Используя инструмент,менеджер проекта может организовать весь процесс с помощью шаблонов и других надзоров. Это помогает им гарантировать, что проекты развиваются так, как они планировали, и не сорваться с рельсов.

2. Мониторинг

Очень важно отслеживать прогресс проекта, особенно если он рассчитан на длительный срок. Программное обеспечение для управления проектами специализируется на этой функции, и большинство из них предоставляют систему отслеживания выполнения задач и действий в реальном времени. Эти инструменты помогают отслеживать и контролировать различныеэтапы проекта. Они также могут предсказать, сможет ли проект уложиться в сроки, следуя текущим темпам. Таким образом, это очень полезно для своевременного завершения и снижения затрат на проект.

3. Эффективное управление

Инструменты управления проектами предоставляют полный обзор проекта, который помогает руководителю проекта согласовывать задачи и расставлять приоритеты.С их помощью менеджер проекта может быть более организованным и систематизированным с точки зрения планирования, составления графиков, отслеживания прогресса, документации, управления бюджетом, распределения ресурсов, управления рисками и т. Д. С помощью инструментов управления проектами вы можете легко оставаться в рамках своей области и отслеживать прогресс.

4. Эффективное бюджетное планирование

Бюджет - одна из основных движущих сил любого проекта. Успешное и своевременное выполнение проекта в рамках предполагаемого бюджета требует тщательного планирования и контроля. Инструмент управления проектами должен помочь менеджеру проекта выйти из этого затруднительного положения и спланировать надлежащий бюджет.

5. Оптимизация принятия решений

Благодаря тому, что все доступно в одном месте, инструменты управления проектами часто позволяют лучше принимать решения. Поскольку у вас есть все параметры в реальном времени, связанные с задачей и деятельностью проекта,процесс принятия решений становится улучшенным и точным.

6. Лучшее общение

Инструменты управления проектами устанавливают легкую воронку общения не только с внутренними участниками проекта, но и с внешними участниками, такими как клиенты и заинтересованные стороны. Используя эти инструменты, поток информации становится ясным и точным относительно любой задачи или деятельности, связанной с проектом.

это vs имеет Java

7. Обмен документами

Совместное использование документов - жизненно важная деятельность в рамках любого проекта, и с инструментами управления проектами эта задача становится легкой. Этопозволяет заинтересованным сторонам проекта находить более полные документы, макеты, спецификации и т. д., чтобы обеспечить прозрачность и обмен информацией.

8. Повышение уровня удовлетворенности клиентов

Поскольку все делается в рамках предусмотренных объемов и бюджета, а также обеспечивается высочайшее качество, клиенты обязательно останутся довольны.Эффективные инструменты управления проектами предлагают функции, которые позволяют поддерживать отношения между заказчиком и поставщиком даже после того, как проект будет завершен и доставлен.

Лучшие инструменты управления проектами на рынке

Ниже я перечислил 10 лучших инструментов управления проектами, доступных на рынке:

1. Wrike

Wrike - это мощное программное обеспечение для онлайн-управления проектами, которое обеспечивает полную наглядность и контроль над задачами проекта. Это отмеченное наградами программное обеспечение для онлайн-управления проектами, которое помогает повысить скорость и эффективность работы как в совместно расположенных, так и в распределенных группах.

2. Асана

Асана это приложение для управления проектами в Интернете и мобильных устройствах, которое помогает отслеживать их работу. Начать просто, но достаточно мощно, чтобы управлять всем вашим бизнесом. Он предоставляет множество функций, которые могут помочь вашей организации и отслеживать работу в соответствии с рабочим процессом каждой команды, обеспечивая прозрачность и ясность для товарищей по команде.

3. Trello

Trello это веб-приложение для управления проектами, разработанноеТуман РучейПрограммное обеспечение иявляетсяв настоящее время принадлежит Atlassian. От стартапов до компаний из списка Fortune 500 - Trello предоставляет визуальный способдля команд для совместной работы над любым проектом. Он невероятно гибкий и простой в использовании. Он отслеживает каждую деталь, будь то большая картина или мельчайшая деталь, используя управление в стиле канбан.

4. JIRA

JIRA - это инструмент управления проектами, который чаще используется для отслеживания ошибок и проблем.Используя JIRA, выможет легко планировать, отслеживать и управлять проектами гибкой разработки программного обеспечения, настраивая рабочий процесс и командную совместную работу. Он предоставляет специальные функции для гибкой разработки программного обеспечения, которые помогают командам сосредоточиться на предоставлении итеративной и дополнительной ценности как можно быстрее с помощью настраиваемых досок схватки.

5. Базовый лагерь

Базовый лагерь это инструмент коммуникации в реальном времени, который помогает командам оставаться на одной странице именьше для традиционных задач управления проектами. Это надежный сервис, предлагающий простую настройку и короткое время обучения. Наряду со списками дел, календарём, сроками выполнения и функциями совместного использования файлов становится проще отслеживать приоритеты и важные действия.

6. Зохо

Зохо это бесплатное онлайн-программное обеспечение для управления проектами, которое позволяет сделать ваши бизнес-проекты более продуктивными и завершить их в установленные сроки. Используя Zoho, вы можете получить более подробное представление одиаграммы и отчеты, беспрепятственно сотрудничая с вашей командой, клиентами, поставщиками или консультантами.

7. Подиум

Подиум это облачный сервис для совместной работы на базе Citrix.Этоэто инструмент социального сотрудничества, с помощью которого можно создавать приложения и настраивать рабочие области для поддержки предпочтительных рабочих процессов и повышения их эффективности. Это идеальный инструмент для улучшения совместной работы, поскольку он позволяет вам общаться с коллегами через внутреннюю социальную сеть и чат.

8. FreedCamp

Freedcamp представляет собой веб-инструмент управления проектами и систему организации. Может использоватьсяодин или несколько пользователей, которые сотрудничают с помощью облачных вычислений. Это идеальный инструмент для тех людей и компаний, которые хотят контролировать свои проекты, ресурсы, бюджет, время и т. Д.Freedcamp в основном помогает вам улучшить рабочий процесс, определить цели и достичь поставленных целей в рамках указанного времени и бюджета.

9. Скоро

Скоро представляет собой комплексное решение, которое объединяет все функции, необходимые для любого программного обеспечения для управления проектами. Используя Scoro, вы можете управлять всей своей компанией в одном месте, т.е. он объединяет ваши разрозненные системы и бесчисленные таблицы в один инструмент. По сути, это программное обеспечение как услуга для профессиональных и творческих услуг.

10. Microsoft Project

MS Project это инструмент управления портфелем проектов, предоставляемый Microsoft. Он обеспечивает облачные-на основаниии локальные варианты. Он также предоставляет интегрированные инструменты планирования, которые помогают в организации и ведении счетов проектов, включая ежедневные задачи и общее направление.

Это были 10 лучших инструментов на рынке. На рынке доступно больше инструментов, которые используются в различных областях. На этом я завершу статью об инструментах управления проектами. Надеюсь, это помогло повысить ценность ваших знаний. Перед тем как начать свой проект, вы можете обратиться к моим статья.

Если вы нашли эту статью «Инструменты управления проектами ' соответствующие, проверить от Edureka, надежной компании по онлайн-обучению с сетью из более чем 250 000 довольных учащихся по всему миру.

Есть вопрос к нам? Пожалуйста, отметьте это в разделе комментариев, и мы свяжемся с вами.