Приятно управлять огромными данными всего несколькими щелчками мыши и Excel определенно единственный инструмент, который позволит вам это сделать. Если вы все еще не знаете о волшебных уловках Excel, вот расширенное руководство по Excel, которое поможет вам изучить Excel в большей степени.
Взгляните на все темы, которые обсуждаются в этой статье:
- Безопасность
- Темы MS Excel
- Шаблоны
- Графика
- Параметры печати
- Таблицы данных
- Диаграммы
- Сводные таблицы
- Сводные диаграммы
- Проверка данных
- Фильтрация данных
- Сортировка данных
- Перекрестные ссылки в Excel
- Языковой перевод
Итак, вот первый и самый важный аспект, который вам нужно знать в этом Advanced Excel Tutorial.
Безопасность
Excel обеспечивает 3 уровня безопасности:
- Уровень файла
- Уровень рабочего листа
- На уровне книги
Безопасность на уровне файлов:
Безопасность на уровне файла означает защиту файла Excel с помощью пароля, чтобы предотвратить его открытие и изменение другими лицами. Чтобы защитить файл Excel, выполните следующие действия:
1: Нажмите на файл вкладка
2: Выберите Информация вариант
3: Выбрать Защитить книгу вариант
4: Из списка выберите Шифровать паролем вариант
5: Введите пароль в появившемся диалоговом окне
6: Снова войти пароль, а затем нажмите ОК
При вводе паролей учитывайте следующие моменты:
- Не забывайте свой пароль, так как в Excel нет возможности восстановления пароля.
- Никаких ограничений не налагается, но пароли Excel чувствительны к регистру.
- Избегайте распространения защищенных паролем файлов с конфиденциальной информацией, такой как банковские реквизиты
- Защита файла паролем не обязательно защитит от вредоносных действий
- Не сообщайте свои пароли
Безопасность на уровне рабочего листа:
Чтобы защитить данные, представленные на листе, от изменения, вы можете заблокировать ячейки, а затем защитить свой лист. Не только это, вы также можете выборочно разрешить или запретить доступ к определенным ячейкам вашего листа для различных пользователей. Например, если у вас есть лист, содержащий подробную информацию о продажах разных продуктов, и каждый продукт обрабатывается разными людьми. вы можете разрешить каждому продавцу изменять детали только того продукта, за который он отвечает, а не других.
Чтобы защитить свой рабочий лист, вы должны выполнить 2 шага:
1: разблокировать ячейки, которые могут редактировать пользователи
- На листе, который вы хотите защитить, выберите все ячейки, которые могут редактировать пользователи.
- Откройте окно шрифтов на вкладке Главная
- Выберите защиту
- Снимите флажок Заблокировано
2: Защита рабочего листа
- Чтобы защитить лист, нажмите на Обзор вкладку, а затем выберите Защитить лист вариант
- Вы увидите следующее диалоговое окно
- От ' Разрешить всем пользователям этого листа »Выберите любой из элементов, которые вы хотите
- Введите пароль по вашему выбору и нажмите ОК (установка пароля не является обязательной)
Распаковка рабочего листа:
Если вы хотите снять защиту с листа, вы можете сделать это, выбрав Снять защиту листа вариант из Обзор таб. Если вы указали какой-либо пароль при защите листа, Excel попросит вас ввести его, чтобы снять защиту с листа.
Безопасность на уровне книги:
Безопасность на уровне книги поможет вам предотвратить добавление, удаление, скрытие или переименование ваших листов другими пользователями. Вот как вы можете защитить свои книги в Excel:
один: От Обзор вкладка выберите Защитить книгу вариант, вы увидите следующее диалоговое окно:
2: Введите некоторые пароль по вашему выбору и нажмите ОК (Это необязательно, если вы не вводите пароль, любой может снять защиту с вашей книги)
3: повторно войти пароль и нажмите ОК
Когда ваша книга защищена, вы увидите, что опция Защитить книгу будет выделена, как показано ниже:
Кроме того, если вы щелкните правой кнопкой мыши любой из листов, вы увидите, что все параметры, такие как «Скрыть», «Вставить», «Переименовать» и т. Д., Больше не будут доступны. Взгляните на изображение, показанное ниже:
Темы MS Excel
MS Excel предоставляет несколько тем документов, которые помогут вам создавать официальные документы. Используя эти темы, вам будет очень легко согласовать разные шрифты, цвета или графику. У вас также есть возможность изменить всю тему или только цвета, шрифты и т. Д. По вашему выбору. В Excel вы можете:
- Используйте стандартные цветовые темы
- Создайте свою тему
- Изменить шрифт тем
- Изменить эффекты
- Сохраните настроенную тему
Используйте стандартные цветовые темы:
Чтобы выбрать стандартную тему, вы можете сделать следующее:
- Выберите Макет страницы вкладка с ленты
- От Темы группа, нажмите на Цвета
- Выберите любой цвет на ваш выбор
Первая группа цветов, которую вы видите. являются цветами MS Excel по умолчанию.
Создайте свою тему:
Если вы хотите настроить свои собственные цвета, нажмите на опцию «Настроить цвета» в конце раскрывающегося списка, показанного на изображении выше, и вы увидите диалоговое окно, как показано на изображении ниже:
В приведенном выше диалоговом окне выберите любой цвет по вашему выбору для акцентов, гиперссылок и т. Д. Вы также можете создать свой собственный цвет, нажав на больше цветов вариант. Вы сможете увидеть все внесенные вами изменения в Образец панель присутствует в правой части диалогового окна, показанного на изображении выше. Не только это, вы также можете дать имя создаваемой вами теме в имя коробка и Сохранить Это. Если вы не хотите сохранять какие-либо внесенные изменения, нажмите R кейс а затем нажмите на Сохранить .
Измените шрифт тем:
Так же, как вы можете изменить цвета темы, Excel позволяет изменять шрифт тем. Это можно сделать следующим образом:
- Нажмите на Макет страницы от Лента вкладка
- Откройте раскрывающийся список Шрифты
- Выберите любой стиль шрифта, который вам нравится
Вы также можете настроить собственные стили шрифтов, щелкнув опцию «Настроить шрифты». при нажатии на него откроется следующее диалоговое окно:
Дайте любой Заголовок и Шрифт тела по вашему выбору, а затем дайте ему имя. Как только это будет сделано, нажмите Сохранить .
Изменить эффекты:
Excel предоставляет огромный набор эффектов темы, таких как линии, тени, отражения и т. Д., Которые вы можете добавить. Чтобы добавить эффекты, нажмите Макет страницы и откройте Эффекты раскрывающийся список из Темы group, затем выберите любой желаемый эффект.
Сохраните настроенную тему:
Вы можете сохранить все внесенные вами изменения, сохранив текущую тему следующим образом:
1: Нажмите на Макет страницы , Выбрать Темы
2: Выберите Сохранить текущую тему вариант
3. Дайте название своей теме в имя коробка
4: Щелкните Сохранить
Заметка: Тема, которую вы сохраняете, будет сохранена в папке Document Themes на вашем локальном диске в формате .thmx.
Шаблоны
Шаблон, в общем, - это шаблон или модель, которая составляет основу чего-либо. Шаблоны Excel помогут вам повысить производительность, поскольку они помогут вам сэкономить время и силы при создании документов. Чтобы использовать шаблоны Excel, вам следует нажать на Файл, тогда s избрать Новый. Здесь вы сможете увидеть ряд шаблонов Excel, которые вы можете выбрать для любого типа документа, например, календари, еженедельные отчеты о посещаемости, простой счет и т. Д. Вы также можете поискать шаблон в Интернете. Например, если вы выберете шаблон личного ежемесячного бюджета, ваш шаблон будет выглядеть, как показано на рисунке ниже:
Графика
В отличие от того, что думают многие, Excel не только позволяет вам поиграть с данными, но также позволяет добавлять к ним графику. Чтобы добавить графику, щелкните значок Вставить вкладка, и вы сможете увидеть ряд параметров, таких как добавление изображений, фигур, сводных таблиц, Сводные диаграммы , Карты и т. Д.
Вставка изображений:
В этом расширенном руководстве по Excel я покажу вам, как добавлять изображения в документы Excel. Сначала нажмите на Вставить а затем откройте Иллюстрации список, выберите Фотографий .
Выберите любое изображение, которое хотите добавить в свой документ. На изображении, показанном ниже, я добавил логотип Excel:
Точно так же вы также можете добавлять в свои документы фигуры, значки, SmartArts и т. Д.
Параметры печати:
Чтобы распечатать листы MS Excel, нажмите файл а затем выберите Распечатать вариант. Перед печатью документа вы увидите ряд параметров, которые позволят вам распечатать документ с использованием различных шаблонов и макетов. Вы можете изменять ориентацию страниц, добавлять поля, менять принтеры и т. Д. Чтобы узнать больше об этом, кликните сюда .
Таблицы данных
Таблицы данных в Excel созданы для экспериментов с разными значениями формула . Вы можете создать в Excel одну или две таблицы переменных данных. Таблицы данных - это один из трех типов инструментов анализа «что, если», доступных в Excel.
В этом расширенном руководстве по Excel я покажу вам, как создавать таблицы данных с одной и двумя переменными.
Создание таблицы данных с одной переменной:
Допустим, вы купили 16 стаканов по 20 долларов каждый. Таким образом, вам придется заплатить 320 долларов за 16 очков соответственно. Теперь, если вы хотите создать таблицу данных, в которой будут отображаться цены на разные количества одного и того же товара, вы можете сделать следующее:
1: Настройте данные следующим образом:
2: Затем скопируйте результат из B3 в другую ячейку.
Котлин лучше, чем Java
3: Запишите разное количество предметов, как показано ниже:
4: Выберите вновь созданный диапазон, нажмите на Данные вкладка выберите Что-если анализ от Прогноз группа. Затем выберите Таблица данных вариант.
5: В диалоговом окне, показанном ниже, укажите ячейку ввода столбца. (Это потому, что новые количества указаны в столбцах)
6: Как только это будет сделано, вы увидите все полученные значения. Выделите все ячейки с выходными значениями и укажите для них символ $:
Таблица данных с двумя переменными:
Чтобы создать таблицу данных с двумя переменными для тех же данных, которые были взяты в предыдущем примере, выполните следующие действия:
1: Скопируйте результат, представленный в B3, в некоторую ячейку и укажите значения тестовой строки и столбца, как показано ниже:
1: Выберите диапазон, нажмите Данные вкладка
2: Выбрать Что-если анализ из группы Прогноз
3: В появившемся окне введите ячейку ввода строки и столбца, как показано ниже:
4: После того, как вы нажмете ОК, вы увидите результат для полной таблицы
5: Выберите все выходные ячейки, а затем укажите символ $
Диаграммы
Диаграммы дают графическое представление ваших данных. Эти диаграммы визуализируют числовые значения в очень понятной и понятной форме. Диаграммы - очень важная часть Excel, и они значительно улучшаются с каждой новой версией MS Excel. Есть много типов диаграмм, которые вы можете использовать, такие как гистограмма, линия, круговая диаграмма, площадь и т. Д.
Это расширенное руководство по Excel поможет вам научиться создавать диаграммы в Excel.
Создание диаграмм:
Чтобы вставить диаграмму, выполните следующие действия:
1. Подготовьте данные диаграммы
2: Выберите подготовленные данные, нажмите «Вставить присутствующие» на вкладке «Лента».
3. В группе «Диаграммы» выберите любую диаграмму по вашему выбору.
Сводные таблицы:
Excel Сводные таблицы представляют собой статистические таблицы, в которых собраны данные таблиц с обширной информацией. Эти таблицы помогают визуализировать данные на основе любого из полей, имеющихся в таблице данных. Используя сводные таблицы, вы можете визуализировать свои данные, изменяя строки и столбцы полей, добавляя фильтры, сортируя данные и т. Д.
Создание сводных таблиц: Чтобы создать сводную таблицу, выполните следующие действия:
1. Выберите ярость, для которой вы хотите создать сводную таблицу.
2: Нажмите на Вставить
3. Выберите сводную таблицу из группы таблиц.
4: Проверьте правильность заданного диапазона
5: Выберите место, где вы хотите создать таблицу, например, Новый рабочий лист или то же самое.
6. Excel создаст пустую сводную таблицу.
7. Перетащите поля, которые вы хотите добавить, чтобы настроить сводную таблицу.
Вы увидите, что создана следующая таблица:
разница между c c # и c ++
Чтобы узнать больше, чем описано в этом Расширенном руководстве по Excel, кликните сюда .
Сводные диаграммы
Сводные диаграммы Excel - это встроенные инструменты визуализации для сводных таблиц. Сводные диаграммы можно создать следующим образом
1. Создайте сводную таблицу
2: Нажмите на Вставить вкладка
3: Выбрать Сводные диаграммы от Диаграммы группа
4: Откроется окно, в котором будут показаны все доступные сводные диаграммы.
5: Выберите график любого типа и нажмите ОК
Как видите, для моей сводной таблицы создана сводная диаграмма.
Проверка данных
Одна из наиболее важных тем этого расширенного руководства по Excel - проверка данных. Эта функция, как следует из названия, позволяет вам настраивать ячейки ваших листов Excel для приема определенного типа данных. Например, если вы хотите, чтобы на листе было определенное количество ячеек, и вы хотите, чтобы они принимали только даты, вы можете легко сделать это с помощью функции проверки данных в Excel. Для этого выполните следующие действия:
1: выберите все ячейки, которым вы хотите назначить определенный тип данных:
2: Нажмите на Данные вкладка присутствует в Лента
3: Из Инструменты данных группа, выберите Проверка данных
4: Вы увидите всплывающее окно с тремя вариантами: «Настройки», «Входное сообщение» и «Предупреждение об ошибке».
- Настройки позволят вам выбрать любой тип данных, которые вы хотите, чтобы выбранный диапазон принимал
- Раздел «Входное сообщение» позволит вам ввести сообщение для пользователя, сообщающее ему некоторые подробности относительно допустимых данных.
- Раздел сообщения об ошибке проинформирует пользователя о том, что он допустил ошибку при вводе желаемых данных.
Теперь, если вы выберете любую ячейку в выбранном диапазоне, вы сначала увидите сообщение, предлагающее пользователю ввести целые числа больше 1.
В случае, если пользователь этого не сделает, он увидит соответствующее сообщение об ошибке, как показано ниже:
Фильтрация данных
Фильтрация данных относится к выборке определенных данных, которые соответствуют определенным критериям. Вот таблица, которую я буду использовать для фильтрации данных:
Теперь, если вы хотите отфильтровать данные только для Нью-Йорка, все, что вам нужно сделать, это выбрать столбец «Город», нажать на Данные присутствует на вкладке ленты. Затем из Сортировать и фильтровать группа, выберите Фильтр .
Как только это будет сделано, в столбце «Город» появится раскрывающийся список, содержащий названия всех городов. Чтобы отфильтровать данные для Нью-Йорка, откройте раскрывающийся список, снимите флажок Выбрано все вариант и проверка Нью-Йорк а затем нажмите на ОК . Вы увидите следующую отфильтрованную таблицу:
Точно так же вы также можете применить несколько фильтров, просто выбрав диапазон, к которому вы хотите применить фильтр, а затем выбрав команду «Фильтр».
Сортировка
Сортировка данных в Excel - это упорядочивание строк данных на основе данных, представленных в столбцах. Например, вы можете переставить имена от A до Z или расположить числа в порядке возрастания или убывания соответственно.
Например, рассмотрим таблицу, показанную в предыдущем примере. Если вы хотите изменить имена поставщиков, начиная с A, вы можете сделать следующее:
- Выберите все ячейки, которые хотите отсортировать
- Нажмите на Сортировать присутствует в Данные tab, и вы увидите диалоговое окно, как показано ниже:
- Здесь у вас есть два варианта в зависимости от вашего желания: расширить выбор для полных данных или только для текущего выбора (я выбираю второй вариант)
- Как только это будет сделано, вы увидите следующее диалоговое окно:
- Здесь вы можете добавить дополнительные столбцы, удалить столбцы, изменить порядок и т. Д. Поскольку я хочу отсортировать столбец от A до Z, я нажму на ОК .
Вот как выглядит таблица:
Точно так же вы можете отсортировать свою таблицу, используя несколько уровней и порядков.
Перекрестные ссылки в MS Excel
Если вы хотите искать данные на нескольких листах в своей книге, вы можете использовать Функция ВПР . ВПР функция в Excel используется для поискаи извлекать необходимые данные из электронных таблиц. V в VLOOKUP относится к вертикали, и если вы хотите использовать эту функцию, ваши данные должны быть организованы вертикально. Для получения подробных сведений о ВПР, кликните сюда .
Использование ВПР для извлечения данных с нескольких листов:
Чтобы использовать функцию ВПР для получения значений, представленных на разных листах, вы можете сделать следующее:
Подготовьте данные листов, как показано:
Лист3:
Лист4:
Теперь, чтобы получить зарплаты этих сотрудников с листа 4 на лист 3, вы можете использовать ВПР следующим образом:
Вы можете видеть, что выбраны и лист3, и лист4. Выполнив эту команду, вы получите следующий результат:
Теперь, чтобы получить зарплаты всех сотрудников, просто скопируйте формулу, как показано ниже:
Макросы
Макросы необходимо изучать в Excel. Используя эти макросы, вы можете автоматизировать задачи, которые вы выполняете регулярно, просто записывая их как макросы. Макрос в Excel - это в основном действие или набор действий, которые могут выполняться снова и снова автоматически.
В этом расширенном руководстве по MS Excel вы узнаете, как создавать и использовать макросы.
Создание макроса:
В следующем примере у меня есть некоторая информация о магазине, и я создам макрос, чтобы создать график данных о продажах товаров, а также их количества и количества.
- Сначала создайте таблицу, как показано ниже:
- Теперь нажмите на Посмотреть вкладка
- Нажмите на Макросы и выберите Запись макроса вариант
- Введите имя макроса, который вы собираетесь создать, в появившемся диалоговом окне, и, если хотите, вы также можете создать ярлык для этого макроса.
- Далее нажмите на ОК ( Как только это будет сделано, Excel начнет записывать ваши действия)
- Выберите первую ячейку в столбце Сумма.
- Введите «= PRODUCT (B2, B3)» и нажмите Enter.
- Вставьте знак $ из группы 'Номера' на вкладке 'Главная'
- Затем скопируйте формулу в остальные ячейки
- Теперь нажмите «Вставить» и выберите любую диаграмму, которую вы предпочитаете. Вот как выглядит диаграмма для таблицы, показанной на изображении выше:
- Когда действия будут завершены, нажмите «Просмотр» и выберите «Остановить запись» в «Макрос».
Когда вы это сделаете, ваш макрос будет записан. Теперь каждый раз, когда вы хотите выполнить все эти действия, просто запустите макрос, и вы сможете увидеть соответствующие результаты. Также обратите внимание, что каждый раз, когда вы вносите изменения в значения, представленные в ячейках, ваш макрос будет вносить соответствующие изменения при запуске и автоматически покажет обновленные результаты.
Языковой перевод
Excel прекрасно позволяет пользователям переводить данные на разные языки. Он может автоматически определять язык, присутствующий в ваших данных, а затем преобразовывать его в любой желаемый язык, который присутствует в списке языков Excel. Чтобы выполнить языковой перевод, выполните следующие действия:
- Нажать на Обзор вкладка
- Выбрать Перевести от Язык группа
- Вы увидите окно переводчика, в котором вы можете либо позволить Excel определить язык, представленный на листе, либо указать какой-либо конкретный язык
- Затем из ' Чтобы В раскрывающемся списке выберите любой язык, на который вы хотите преобразовать данные
Как видите, мой текст был преобразован на хинди.
На этом мы подошли к концу статьи о Advanced Excel Tutorial. Надеюсь, вы понимаете все, что вам поделились. Убедитесь, что вы как можно больше тренируетесь и верните свой опыт.
Есть вопрос к нам? Пожалуйста, укажите это в разделе комментариев этого блога «Расширенное руководство по Excel», и мы свяжемся с вами как можно скорее.
Чтобы получить глубокие знания о любых трендовых технологиях и их различных приложениях, вы можете зарегистрироваться в прямом эфире с круглосуточной поддержкой и пожизненным доступом.